Intern kommunikation.

Enligt kursboken innebär begreppet ”Intern Kommunikation” den kommunikation som sker inom en organisation. Kommunikationen sker mellan personal samt mellan personal och ledning. I denna essä kommer jag diskutera hur intern kommunikation fungerar på ett stort företag och koppla det till den teori som presenteras i kursboken.

För att bättre förstå mig på hur intern kommunikation fungerar, rent praktiskt, på ett företag så tog jag hjälp av min gode vän Fredrik som arbetar på Nordea i Stockholm. Fredrik ordnade så att jag fick en rundtur inne på Nordeas kontor vid Kungsträdgården samt att jag fick luncha med honom och hans kollega Lisa och där fick jag chansen att diskutera med dem hur Nordea arbetar med intern kommunikation.

Fredriks kollega Lisa arbetar med kommunikation på Nordea och lunchen började med att Lisa frågade mig vad jag kände till om intern kommunikation. Då förklarade jag att jag förstod teorin bakom då jag läst det i kursboken. Nämligen att det är viktigt att den interna kommunikationen fungerar väl för att en organisation ska nå sina uppsatta mål, eller för att skapa delaktighet samt förståelse vid eventuella förändringsarbeten, att sprida kunskap inom organisationen och därmed utbilda personalen men också att skapa förståelse bland medarbetarna som just deras roll i verksamheten och hur organisationen gynnas av dem. Jag förklarade också skillnaden mellan Informell och formell kommunikation. Nämligen att informell kommunikation är kontakt mellan kollegor som sker när man diskuterar med varandra över en lunch eller i korridoren, där man använder sig av informellt språk och därmed skapar en interaktiv kommunikation.  Medan formell kommunikation styrs av regler och direktiv så som bokade möten där man ofta använder ett formellt språk och där deltagarna är bestämda och så är det en envägskommunikation.

Lisa förklarade sedan att Nordea arbetar hårt med både formell och informell kommunikation. Hjärtat i den interna kommunikationen för Nordea är deras elektroniska kanaler där de främst använder sig av ett intranät. Med intranätet kan ledningen effektivt kommunicera all viktig information till övriga medarbetare och den finns alltid tillgänglig. Vidare användes också E-post vid viktigare nyheter då ledningen inser att personalen inte är inne på intranätet hela tiden. Exempelvis användes E-post som skickades ut till alla medarbetare på Nordea när det meddelades att deras VD Casper Von Koskull skulle pensionera sig 2020 och därför avgå nästa år samt att de påbörjat arbetet med att rekrytera en ny VD. Informationen i E-posten kompletterades även med ytterligare information i intranätet. Enligt Lisa hade det ryktats om ett eventuellt VD byte på Nordea och därför bestämde sig ledningen med att gå ut med denna information tidigt för att öka transparensen. Just förklaringen om att öka transparensen fick mig att fundera över hur potentiellt viktigt det är för ett större företag att ha en god transparens inom företaget. Om rykten florerar i media om en eventuell förändring på ett företag då måste ju personalen vara beredd att svara på den när kunder kommer med frågor – annars riskerar de att ses som inkompetenta och därmed inge ett dåligt förtroende. Det fick med verkligen att inse att den interna och externa kommunikationen faktiskt är sammanflätad då en god intern kommunikation leder till en god extern kommunikation till kunder och andra intressenter.

Vidare berättade lisa att Nordea gjort en stor förändring för att förbättra den informella kommunikationen medarbetare emellan på Nordea. De har nämligen bytt struktur i kontorslandskapet – förut hade man bestämda sittplatser vid ett skrivbord men idag har man ett ”fritt kontorslandskap” vilket innebär att alla medarbetare har egna skåp och sen kan man sätta sig på en valfri plats på den våningen man jobbar. Lisa förklarade att detta har gjort att kollegor kommer närmare varandra då man sitter bredvid nya personer varje dag istället för att sitta bredvid samma varje dag som man gjorde förut när man hade bestämda sittplatser. Men Lisa förklarade också att det finns mängder med mötesrum som man nu vill boka det för ett formellt möte. Just denna förändring tyckte jag var väldigt intressant. Det är ju lite av en ”no-brainer” att medarbetare kommer varandra närmare om man exponeras mot fler medarbetare och får en chans att umgås med flera personer. Men jag funderade också över hur detta måste stärka den interna kommunikationen något enormt då informationsutbyte måste ske mycket snabbare om alla medarbetare har ett bredare kontaktnät och därför talar mycket med varandra. Samtidigt slog det mig att om det nu skulle skvallras eller gå rykten så sprids ju dessa också mycket fortare än om medarbetare hade haft bestämda platser. Detta påvisar ännu en gång att transparens blir otroligt viktigt om den informella kommunikationen fungerar väldigt bra inom företaget. Jag antar att mm det börjar skvallras eller florera rykten inom ett företag då kanske vissa medarbetare börjar tro på dessa och förmedlar kanske vidare denna felaktiga information externt till exempelvis kund och det är ju inte alls bra. Avslutningsvis tycker jag att teorin från kursboken är högst aktuell när man tittar på hur ett stort företag jobbar med intern kommunikation. Men samtidigt måste man inse hur komplex kommunikation i ett företag faktiskt är. Om den interna kommunikationen inte fungerar som den ska så riskerar förmodligen företaget att felaktig information kommuniceras externt.

Källhänvisning:
Thelin läromedel AB, intern och extern kommunikation. Sverige: 2014.